Comment faire un publipostage sur Word

Le publipostage est une technique marketing qui permet de personnaliser un document-type destiné à être envoyé en masse, à plusieurs prospects. Cette méthode, fréquemment utilisée pour promouvoir un produit ou un service, vous évite donc de modifier les données à chaque courrier et de délivrer un message précis.

Pour y parvenir, le publipostage nécessite deux données principales : une liste d’envoi et un document. Dans cet article, découvrez la marche à suivre pour mettre en place un publipostage depuis Word.

Comment créer un publipostage sur Word

Dans l’exemple de publipostage ci-dessous, le format « lettres » est traité, mais la méthode reste identique pour les autres types de documents.

Préparer votre document

• Ouvrez un nouveau document sur Word,
• Dans la barre de menu qui s’affiche en haut de votre écran, sélectionnez Publipostage,
• Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, et choisissez Lettres,
• Ensuite, rédigez le corps de votre document que vous souhaitez envoyer.

Configurer votre liste d’envoi

Depuis l’onglet Sélection des destinataires, vous pouvez créer une base de données directement sur Word en choisissant Entrer une nouvelle liste. Vous pouvez aussi choisir d’importer votre base de données depuis Excel (voir ci-dessous) ou Access par exemple, en cliquant sur Utiliser une liste existante.

À savoir : vos données peuvent aussi être importées depuis votre messagerie Outlook, dans ce cas, choisissez Sélectionner dans les contacts Outlook.

Ajouter des champs de fusion : bloc adresse, formule d’appel et date

Pour ajouter un bloc adresse :

• Dans la section Publipostage, sélectionnez Bloc adresse,
• Paramétrez les éléments que vous souhaitez afficher sur votre courrier : format du nom du destinataire, ajout du nom de la société, nom du pays, etc. Sélectionnez OK.

Pour ajouter une formule d’appel :

• Pour intégrer une formule d’appel à l’ensemble de vos courriers (ex : « Bonjour Mr X« , « Bonjour Mme X« ) : sélectionnez Formule d’appel, choisissez le format à utiliser puis validez par OK,
• Sélectionnez Insérer un champ de fusion pour préciser si vous souhaitez débuter votre courrier par une civilité, un nom, etc.
• Choisissez vos champs de fusion un à un puis validez par Insérer.

Pour ajouter la date à votre document : cliquez sur Insérer un champ de fusion > Sélectionnez Date.

Créer votre document

• Pour créer votre document personnalisé : sélectionnez Terminer et fusionner  puis Modifier les documents individuels. À ce stade, vous pouvez aussi imprimer vos documents ou les envoyer par messagerie électronique.
• Cochez Tous puis Ok.

Enregistrer votre document

Pour enregistrer votre document : rendez-vous sur Fichier > Enregistrer.

À savoir : quand vous enregistrez votre document, il reste connecté à votre liste d’envoi. Pour le réutiliser ultérieurement : ouvrez votre document de publipostage et sélectionnez Oui.

Comment s’aider d’Excel pour un publipostage sur Word

Vous souhaitez intégrer votre liste d’envoi depuis un tableau Excel ? Nous l’avons évoqué plus haut, il est possible d’ajouter votre liste de destinataires directement sur Word mais également de l’importer, via Excel. Word sera alors en capacité d’aller chercher vos données et de les intégrer à votre fichier.

La création d’une liste d’envoi sur Excel est relativement simple à faire. Votre tableau doit comporter les champs que vous voulez voir apparaître sur votre document final, tels que : la civilité, le nom, le prénom, l’adresse et la ville de vos destinataires. Une fois votre tableau créé, vous avez votre liste de diffusion.

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